Bielefelds Verwaltung setzt auf digitale Akten – und spart Zeit und Ressourcen
Finn Hoffmann
Bielefelds Verwaltung setzt auf digitale Akten – und spart Zeit und Ressourcen
Verwaltung der Stadt Bielefeld digitalisiert Akten seit 2017
Seit 2017 stellt die Bielefelder Stadtverwaltung ihre Aktenbestände schrittweise auf digitale Unterlagen um. Der Wechsel zu elektronischen Akten (E-Akten) soll Arbeitsabläufe beschleunigen und Informationen in allen kommunalen Behörden zentral zugänglich machen. Eine leistungsstarke Plattform unterstützt mittlerweile die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dabei, Dokumente sicherer und effizienter zu verwalten als zuvor.
Für die Digitalisierung von Verwaltung und internen Prozessen entschied sich die Stadt für die Lösung nscale eGov des Anbieters Ceyoniq. Das Ziel war klar: Physische Akten sollten durch ein einheitliches E-Akten-System ersetzt werden, auf das alle Ämter und Fachbereiche zugreifen können. Bis 2020 wurde der Fokus des Projekts angepasst – spezifische Anwendungen wurden vorerst zurückgestellt, um die Einführung zu beschleunigen.
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Mittlerweile lagern sämtliche E-Akten in digitalen Aktenschränken, wobei die Zugriffsrechte individuell an die Bedürfnisse der jeweiligen Organisationseinheiten angepasst sind. Dadurch entfallen die bisherigen, zeitaufwendigen manuellen Schritte bei der Suche und Nutzung von Unterlagen. Die Folge: Informationen lassen sich schneller abrufen, was Verzögerungen im Arbeitsalltag reduziert.
Bisher haben 23 Ämter und kommunale Unternehmen das nscale-eGov-System vollständig eingeführt. Weitere Bereiche, darunter das Gesundheitsamt und die Bauaufsichtsbehörde, steigen im Rahmen von Parallelprojekten nach und nach ein. Die Plattform dient nicht nur der Verwaltung elektronischer Akten, sondern fungiert auch als zentrale Drehscheibe für den Informationsaustausch innerhalb der gesamten Verwaltung.
Die Umstellung auf digitale Akten hat die Effizienz bereits spürbar gesteigert, indem veraltete papierbasierte Prozesse abgelöst wurden. Da weitere Fachbereiche noch migrieren, wird erwartet, dass das System die Dokumenten- und Datenverwaltung der Stadt zusätzlich vereinfacht. Langfristig strebt Bielefeld eine vollintegrierte, papierlose Verwaltung an.
